Cíntia Barreto*
"Como podemos
fazer uma mensagem chegar, em duas horas, aos 85 mil funcionários
da nossa empresa"?
Esta pergunta foi feita
por um presidente do Banco do Brasil há cerca de
três anos, bem na época em que o BB começava
a desenhar uma iniciativa para fazer com que a comunicação
se tornasse mais ágil e efetiva. Era a hora de dar
andamento a uma idéia antiga da área de comunicação:
ter, em cada dependência do BB, alguém que
fizesse a comunicação fluir e que estivesse
antenado com as necessidades de comunicação
da dependência.
Há canais eletrônicos
on line no BB que podem ser utilizados a qualquer tempo,
mas não há como prever a que horas eles checarão
suas mensagens. A maioria trabalha no atendimento ao público,
em agências espalhadas por todo o país. E aí?
Muito simples. Como
uma das principais metas do Banco do Brasil é aprimorar
suas práticas de comunicação interna,
a demanda do presidente caiu como uma luva sobre o projeto
Rede de Agentes de Comunicação Interna, já
em gestação naquela época.
Para melhor explicar
o mecanismo, reproduzo, abaixo, parte do material elaborado
pela Diretoria de Comunicação e Marketing
do BB para divulgação interna do projeto:
Em junho de 2003, o
Comitê de Comunicação do Banco do Brasil
aprovou a criação da Rede de Agentes de Comunicação
Interna, projeto que prevê a existência de pelo
menos um agente de comunicação interna em
cada dependência do BB. Os agentes são funcionários
que, de maneira voluntária, desenvolvem atividades
voltadas para agilizar o fluxo descendente das informações
corporativas, fortalecer a comunicação ascendente
e incentivar a prática do diálogo na Empresa.
Essa importante iniciativa
do BB se baseia na premissa de que, para ser eficaz, a comunicação
interna requer um sistema de mão dupla, no qual cada
funcionário, além de receber e assimilar as
informações, precisa repercuti-las. O processo
de comunicação de mão dupla transforma
cada pessoa em participante ativo no cotidiano da Organização
e do processo de comunicação. A comunicação
é utilizada como instrumento estratégico de
gestão e os veículos têm a função
de apoiar e sustentar o processo. O apoio das dependências,
notadamente dos gestores, é fundamental.
Trata-se de uma estrutura
em rede formada por funcionários que desenvolvem,
no âmbito das dependências onde trabalham, sob
orientação técnica da Diretoria de
Marketing e Comunicação do BB, as seguintes
ações de comunicação:
1. assessoram o Comitê de Administração
no planejamento e na implementação de ações
de comunicação interna.
2. divulgam tempestivamente assuntos corporativos relevantes
e/ou de interesse dos funcionários.
3. mantêm e atualizam o Quadro Mural.
4. sugerem pautas para os veículos de comunicação
interna: Agência de Notícias, Revista bb.com.você,
Boletim Pessoal, TV BB e seção Destaque do
Quadro Mural.
5. enviam feedback à Diretoria de Marketing e Comunicação
sobre as ações de comunicação
interna e os veículos de comunicação
interna.
Os agentes atuam como
multiplicadores ágeis dos fatos relevantes em um
contexto de credibilidade, relevância e urgência.
Atuam de maneira a auxiliar o fluxo de informações
com eficiência e segurança entre os diversos
níveis hierárquicos.
Os resultados esperados
com a implementação da iniciativa são
o aprimoramento do processo de comunicação
interna; o autodesenvolvimento dos funcionários,
por meio da democratização da informação
e do conhecimento; a melhoria do clima organizacional da
dependência, por meio do estímulo à
prática do diálogo; e a melhoria do desempenho/resultado
das dependências do Banco.
Conclusão:
quando esta estrutura estiver funcionando a pleno vapor
(a previsão é, até o final de 2007,
incluir todas as mais de 4,2 mil dependências do BB),
com certeza a mensagem do presidente chegará em até
duas horas - ou menos! - , a todos os funcionários
do BB, do Oiapoque ao Chuí.
O projeto é ousado?
Sim, mas tem uma peculiaridade: apesar de sua grandiosidade
(não é exatamente uma tarefa fácil
falar com 85 mil pessoas espalhadas por todo o país),
é de rápida implementação e
de baixo custo. E o melhor de tudo: é compatível
com as particularidades existentes em cada dependência,
em cada estado, preservando e estimulando a cultura organizacional
do Banco do Brasil.
Estou entre os 39 educadores
da Universidade Corporativa do BB selecionados para ministrar
a oficina criada especialmente para o projeto, na qual serão
formados os agentes de comunicação interna
de todas as dependências do Banco do Brasil. Com muito
orgulho e sem falsa modéstia, arrisco dizer que sou
integrante de um movimento que escreverá uma importante
página da história da comunicação
do BB, uma instituição que caminha a passos
largos em direção aos seus 200 anos de vida,
mais jovem do que nunca.
A missão é
desafiadora e instigante. E é exatamente isso que
a torna grandiosa e recompensadora no final.
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* Cíntia Barreto é jornalista e funcionária
do BB (Núcleo de Comunicação e Marketing
da Superintendência de Varejo do Rio de Janeiro).